Privacyverklaring

MonumentCheck is een handelsnaam van Hulsink Services, een eenmanszaak gevestigd te Lemelerveld, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66669049, btw-nummer NL001155927B77. In deze privacyverklaring wordt MonumentCheck aangeduid als "wij", "ons" of "MonumentCheck".

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

E-mail: info@monumentcheck.nl

Website: monumentcheck.nl

MonumentCheck beantwoordt uw verzoek binnen één (1) maand (artikel 12 lid 3 AVG). Bij complexe verzoeken kunnen wij deze termijn met twee (2) maanden verlengen; wij informeren u hierover tijdig.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle natuurlijke personen die de website monumentcheck.nl bezoeken, een account aanmaken, gebruik maken van de diensten van MonumentCheck, of contact met ons opnemen.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten (beginsel van minimale gegevensverwerking, artikel 5 lid 1 sub c AVG).

3.1 Accountbeheer en dienstverlening

Bij het aanmaken van een account verwerken wij: e-mailadres (verplicht) en wachtwoord (bewaard door het authenticatiesysteem van onze hostingpartij (EU)). De registratie vraagt geen naam, bedrijfsnaam, KvK-nummer, telefoonnummer, adres of websiteadres, ook niet bij Pro+ of White-label. In het gebruikersprofiel kunnen een organisatienaam en een logo staan; de accountpagina vraagt die velden niet uit.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Wij bewaren uw accountgegevens uiterlijk twaalf maanden na het einde van uw abonnement. Wij wissen ze handmatig, of eerder als u daarom vraagt via info@monumentcheck.nl.

3.2 Betaling en facturatie

Betalingen worden verwerkt via onze betalingsverwerker (EER). MonumentCheck slaat geen kaartnummer of andere betaalmethode op in eigen systemen. Wij bewaren wel de klantidentificator bij die verwerker, de abonnementsstatus, het subscription-id, het price-id, bij een los rapport het checkout-session-id, en bij een mislukte factuur het invoice-id. De checkout vraagt een factuuradres en kan een btw-id vragen. Die gegevens blijven bij de betalingsverwerker op de klant staan; bij een bestaande klant worden adres en naam daar bijgewerkt.

Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG). Bewaartermijn: zeven (7) jaar (fiscale bewaarplicht).

3.3 Gebruik van de dienst — zoekopdrachten en rapporten

Bij het uitvoeren van monumentchecks verwerken wij: het opgegeven adres, uitkomsten van de check, tijdstip en datum, en uw accountidentificator.

Bewaartermijn: een bewaarde check wordt 90 dagen na de laatste wijziging gewist. Die termijn geldt voor alle bewaarde checks. Een check bewaren kan vanaf een Pro-abonnement. Het losse pakket en een gratis account bewaren geen check.

3.3a Mislukte rapporten

Lukt het afleveren van een betaald rapport niet, dan bewaren wij in een wachtrij het e-mailadres, het adres van de check en de gegevens die nodig zijn om het rapport opnieuw te maken. Die rij wordt gewist zodra het rapport is afgeleverd of de poging wordt opgegeven, en in elk geval 14 dagen na het aanmaken van de rij.

3.4 Communicatie

Wij verwerken uw e-mailadres voor: transactionele e-mails (rechtsgrond: uitvoering overeenkomst), serviceberichten over regelgevingswijzigingen en deadlines (rechtsgrond: gerechtvaardigd belang), en commerciële communicatie uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

3.5 Websitebezoek en technische loggegevens

Voor de teller van de gratis quickcheck bewaren wij geen ruw IP-adres. Wij tellen per dag hoeveel checks er van hetzelfde internetadres komen; wij bewaren daarvoor een eenrichtings-hash (HMAC-SHA256) met een geheime sleutel van dat adres en niet het adres zelf. Die teller wordt na zeven (7) dagen gewist. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

3.6 Aanvraag van een nog niet gedekte gemeente

MonumentCheck ontsluit niet alle gemeenten. Wie een gemeente aanvraagt die nog ontbreekt, geeft daarbij de naam van die gemeente, de eigen naam, een e-mailadres en desgewenst een toelichting. Het formulier is zonder account te gebruiken. Omdat het daarmee voor iedereen openstaat, tellen wij per dag hoeveel aanvragen er van hetzelfde internetadres komen; wij bewaren daarvoor een eenrichtings-hash (HMAC-SHA256) met een geheime sleutel van dat adres en niet het adres zelf.

Doel: de dekking uitbreiden op volgorde van vraag, en u bericht sturen zodra de door u gevraagde gemeente beschikbaar is. Rechtsgrond: toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG), die u geeft door het formulier te versturen en die u op elk moment kunt intrekken; voor de telling tegen misbruik een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Bewaartermijn: tot twaalf (12) maanden nadat wij u hebben laten weten dat de gemeente is toegevoegd, of eerder zodra u ons vraagt de aanvraag te verwijderen; de telling tegen misbruik maximaal zeven (7) dagen.

MonumentCheck gebruikt uitsluitend functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de dienst. Geen toestemming vereist op grond van artikel 11.7a Telecommunicatiewet.

In de browser staan daarnaast twee instellingen van de app (zijbalkstand en thema) in de lokale browseropslag, zonder persoonsgegevens. De ingelogde sessie wordt niet in een cookie met een authenticatietoken bewaard maar in de serversessie.

Er zijn geen analyse-, advertentie- of socialemediacookies en er wordt niets met derde partijen gedeeld via de browser.

MonumentCheck verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. De volgende subverwerkers kunnen toegang hebben tot (een deel van) uw persoonsgegevens:

Met onze verwerkers gelden verwerkersovereenkomsten, doorgaans de standaard-DPA van de verwerker.

Openbare bronnen. Bij een check vragen wij openbare registers bij met alleen het adres van het gebouw, zonder account- of betaalgegevens. Naar de BAG-bron (Kadaster) gaan de postcode, het huisnummer en, zo aanwezig, de huisletter en de toevoeging. Naar PDOK gaat de getypte zoekterm; voor de luchtfoto een coördinatenvenster. Naar de RCE gaat de postcode. Naar EP-Online gaan de postcode, het huisnummer en, zo aanwezig, de huisletter en de toevoeging. Naar gemeentelijke en provinciale bronhouders gaan, per laag, een BAG-punt, een pand-id, een nummeraanduiding of de adresseringstekst. Naar het Kadaster-register publiekrechtelijke beperkingen (Wkpb, via PDOK) gaat een coördinaat van het gebouw.

Voor herstel na een storing bewaren wij dagelijks een kopie van de database in Google Drive. Die kopie bewaren wij 30 dagen. Een verwijdering in de database werkt daarom uiterlijk na 30 dagen ook door in de back-up.

MonumentCheck treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleuteling via TLS/HTTPS, versleutelde opslag van wachtwoorden (bcrypt, via het authenticatiesysteem van onze hostingpartij), Row-Level Security in de database, toegangscontrole, een dagelijkse, versleutelde back-up van de database (zie artikel 5).

Bij een datalek dat risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, meldt MonumentCheck dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens conform artikel 33 AVG.

U heeft de volgende rechten op grond van de AVG, waaronder inzage, rectificatie en verwijdering. Een verzoek stuurt u naar info@monumentcheck.nl. MonumentCheck beantwoordt het verzoek binnen één (1) maand (artikel 12 lid 3 AVG). Bij complexe verzoeken kunnen wij deze termijn met twee (2) maanden verlengen; wij informeren u hierover tijdig.

7.1 Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U kunt verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die MonumentCheck van u verwerkt.

7.2 Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Onjuiste of onvolledige gegevens kunt u laten corrigeren. Wilt u gegevens laten wijzigen of een kopie ontvangen, mail naar info@monumentcheck.nl; wij reageren binnen één (1) maand.

7.3 Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG)

U kunt verzoeken uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij MonumentCheck verplicht is deze te bewaren op grond van een wettelijke verplichting.

7.4 Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

U kunt verzoeken de verwerking te beperken in de gevallen bedoeld in artikel 18 AVG.

7.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG)

Wilt u gegevens laten wijzigen of een kopie ontvangen, mail naar info@monumentcheck.nl; wij reageren binnen één (1) maand.

7.6 Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

Indien de verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken. U heeft te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen direct marketing.

7.7 Recht op intrekking van toestemming (artikel 7 lid 3 AVG)

Toestemming kunt u te allen tijde intrekken. De intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

7.8 Recht om een klacht in te dienen

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. MonumentCheck verzoekt u ons eerst te contacteren via info@monumentcheck.nl.

Indien u als zakelijke gebruiker via MonumentCheck gegevens van eigen klanten invoert, treedt MonumentCheck op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Op verzoek sluit MonumentCheck een verwerkersovereenkomst met u (beschikbaar voor Pro+- en White-label-abonnees via info@monumentcheck.nl).

De meest actuele versie is beschikbaar op monumentcheck.nl/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeert MonumentCheck u per e-mail.

Wijziging ten opzichte van versie 1.11 (13 november 2026): artikel 3.1 noemt alleen e-mailadres en wachtwoord bij het account. Artikel 3.2 noemt het subscription-id, het price-id, het checkout-session-id, het invoice-id, het factuuradres en een btw-id bij de betalingsverwerker. Artikel 3.5 en de gemeente-aanvraag (artikel 3.6) spreken van een eenrichtings-hash (HMAC-SHA256) met een geheime sleutel. Artikel 4 noemt het technische cookie _streamlit_xsrf op app.monumentcheck.nl, de zijbalkstand en het thema in de lokale browseropslag, en de ingelogde sessie in de serversessie. De paragraaf over het beta-testprogramma is verwijderd; websitebezoek is artikel 3.5 en de gemeente-aanvraag is artikel 3.6. Artikel 7: wilt u gegevens laten wijzigen of een kopie ontvangen, mail naar info@monumentcheck.nl; wij reageren binnen één (1) maand. Nieuw is artikel 3.3a over de wachtrij voor mislukte rapporten, 14 dagen. Artikel 5 noemt Netlify en Veloware (handelsnaam Wozapi, woz-api.nl), plus een alinea Openbare bronnen. Het btw-nummer is toegevoegd aan de identiteitsgegevens. Wijziging ten opzichte van versie 1.7 (30 september 2026): artikel 1 en artikel 7 noemen nu de wettelijke reactietermijn van één (1) maand (artikel 12 lid 3 AVG) en de mogelijkheid tot verlenging met twee (2) maanden bij complexe verzoeken. Overige inhoud is ongewijzigd. Wijziging ten opzichte van versie 1.9 (6 november 2026): artikel 3.3 noemt 90 dagen voor elke bewaarde check, en dat een gratis account en het losse pakket geen check bewaren. Artikel 3.5 beschrijft de quickcheck-teller: een eenrichtings-hash (HMAC-SHA256) met een geheime sleutel van het internetadres, niet het adres zelf, gewist na zeven (7) dagen. De telling bij een gemeente-aanvraag wordt eveneens na zeven (7) dagen gewist. Wijziging ten opzichte van versie 1.10 (9 november 2026): artikel 3.1 beschrijft dat accountgegevens uiterlijk twaalf maanden na het einde van het abonnement bewaard blijven en handmatig worden gewist. Artikel 5 noemt de dagelijkse databasekopie in Google Drive, dertig dagen. Artikel 5 noemt de opslagdienst voor de back-up (VS/EU, met SCC). Artikel 6 noemt een dagelijkse, versleutelde back-up van de database (zie artikel 5). De aanduiding «(Bijlage C)» bij de samenvatting van de monumentale waarden is vervallen.

Op deze privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel.

Versie 1.12 — Ingangsdatum: 13 november 2026

MonumentCheck KvK 66669049 · BTW NL001155927B77 · info@monumentcheck.nl · monumentcheck.nl